Ormai lo Smart Working è diventato uno strumento molto utilizzato nelle aziende italiane, che, negli ultimi anni causa Covid, hanno dato la possibilità ai propri dipendenti e collaboratori di lavorare da remoto.
Questa soluzione, che è stata adottata inizialmente per l’emergenza sanitaria, ora è stata finalmente riconosciuta come uno strumento fondamentale per la Business Continuity (continuità del lavoro aziendale) e per dare più elasticità ai propri dipendenti.
Con questa decisione però le aziende hanno dovuto modificare i loro modelli di business adattando la propria infrastruttura ma anche la loro concezione del lavoro.
Per praticare davvero lo smart working occorre superare l’associazione che sia solo lavoro da remoto, ma interpretarlo come un percorso di trasformazione dell’organizzazione e della modalità di vivere il lavoro da parte delle persone. Sono ancora poche le organizzazioni che lo interpretano come una progettualità completa, che passa anche dal ripensamento degli spazi e da un nuovo modo di lavorare basato sulla fiducia e la collaborazione. Agire sulla flessibilità, responsabilizzazione e autonomia delle persone significa trasformare i lavoratori da ‘dipendenti’ orientati e valutati in base al tempo di lavoro svolto a ‘professionisti responsabili’ focalizzati e valutati in base ai risultati ottenuti. Fare Smart Working a un livello più profondo significa fare un ulteriore passo oltre, lavorando sull’attitudine e i comportamenti delle persone promuovendo un pieno engagement per far sì che i lavoratori diventino veri e propri ‘imprenditori’ con un’attitudine all’innovazione e alla creatività.
Per poter quindi fare Smart Working con la mentalità e i mezzi corretti, come abbiamo già spiegato in un altro articolo, la scelta di quale soluzione preferire non dovrebbe ricadere su soluzioni improvvisate, un sistema costruito in fretta e senza criterio aumenterebbe esponenzialmente il rischio di compromettere la sicurezza dei dati aziendali e creare inefficienze a livello di produttività, bensì bisognerebbe preferire una soluzione completa e personalizzata, in grado di garantire efficienza, efficacia e sicurezza.
Che vantaggi può portare?
Lo Smart Working, se strutturato correttamente, permette di:
- Ridurre i costi sia lato dell’azienda che lato dipendenti;
- Aumentare della produttività;
- Impostare una forma di Business Continuity.
Questo strumento è una procedura che permette di attivare un sistema di Business Continuity dato che permette il proseguimento delle attività aziendale in un’altra sede mantenendo i dati a disposizione in qualsiasi circostanza.
Approfondiamo i primi due vantaggi:
Taglio dei costi
Nel momento in cui un’azienda decide di far lavorare i propri dipendenti da remoto i costi legati alla gestione dell’ufficio, utilizzato da tutti, calano.
Per i dipendenti invece tutti i costi legati alla mobilità verranno meno, quindi costi legati agli spostamenti, benzina o trasporti pubblici, non verranno più sostenuti.
Molte aziende hanno avuto paura che così facendo si sarebbe perso il contatto umano con i colleghi, con conseguente difficoltà nel comunicare e nell’organizzare il lavoro, perciò hanno adottato un sistema che potremmo definire ibrido: la maggior parte della settimana si lavora in remoto, alcuni giorni in presenza in ufficio per organizzare il lavoro e fare il punto della situazione.
Aumento della produttività
Una delle maggiori preoccupazioni sullo Smart Working riguardava proprio la produttività: si aveva paura che lasciar lavorare i dipendenti da casa avrebbe avuto come conseguenza la perdita di concentrazione e quindi portare i dipendenti a lavorare di meno e con meno attenzione.
Fortunatamente non è stato così, i primi utilizzi dello Smart Working ci hanno mostrato come il lavoro agile porti in realtà ad un aumento della produttività dei lavoratori.
Leggendo vari studi si può scoprire che questo aumento è dovuto principalmente a:
- Riduzione dello stress e della stanchezza dovuti dagli spostamenti, a volte molto lunghi;
- Non ci sono le distrazioni dell’ufficio che, magari, essendo condiviso con più colleghi è rumoroso;
- Il tempo che si guadagna non dovendo spostarsi viene utilizzato per sé stessi, ciò migliora l’umore.
Ovviamente per poter ottenere questi vantaggi è necessario che sia l’infrastruttura che i software e servizi ad essa legata, quindi l’intera soluzione di Smart Working, sia progettata da esperti del settore che, partendo dalle necessità dell’azienda cliente, realizzi una soluzione completa sotto ogni aspetto (hardware, software e rete) in modo da offrire sicurezza ed efficienza ed un ambiente di lavoro sinergico e ben organizzato.
Questa soluzione dovrà, quindi, permettere la continuità del lavoro come se si fosse in presenza, anzi meglio.
Come costruiremo la soluzione adatta a te?
Per poter impostare una soluzione di Smart Working completa ed efficiente prendiamo in considerazione vari fattori, ve ne indichiamo alcuni:
- Quanti dipendenti faranno uso dello Smart Working;
- Se è necessario l’acquisto di un’infrastruttura hardware;
- Se l’azienda dispone di applicativi proprietari, di conseguenza costruire la soluzione partendo da quelli, oppure, nel caso servano/si vogliano aggiungere dei software specifici provvedere ad implementare e personalizzare la soluzione;
- Se sono già in atto politiche di Cybersecurity;
- Creare o implementare una rete aziendale privata (VPN) ed eventualmente verificare la qualità della connessione a disposizione dei dipendenti.
Una volta preso atto di queste specifiche procederemo a studiare, organizzare ed implementare la soluzione più adatta alle necessità dei nostri clienti.
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