Riprendendo il concetto di Digitalizzazione dei processi aziendali non si può non parlare di Workflow.
Per Workflow, letteralmente “processo di lavoro”, si intendono degli schemi che indicano come svolgere una determinata attività, adattabili a varie situazioni e meglio sono studiati e costantemente ottimizzati, migliore sarà l’esperienza lavorativa e maggiore la produttività.
Workflow management
Costruire un Workflow Management in azienda significa creare degli schemi condivisi per distribuire un Modus Operandi comune, in grado di ottimizzare determinati processi aziendali.
Ne esistono di 2 tipi:
- Di integrazione o orizzontali che consentono l’integrazione tra due o più processi, coinvolgendo più software o applicazioni;
- Di automazione o verticali che puntano a migliorare i flussi di lavoro dedicati ad uno specifico processo in modo da automatizzarlo e semplificarlo.
Workflow Documentale
Il Workflow Documentale è una procedura prestabilita che indica come portare avanti le fasi della gestione documentale all’interno dell’azienda, una tipica procedura documentale è:
- Produzione;
- Autenticazione;
- Protocollazione;
- Modifica;
- Condivisione;
- Conservazione;
- Eventuale cancellazione.
Condividendo questi schemi su tutte le attività aziendali si ottimizzano i tempi gestendo il lavoro in modo più efficiente, evitando sprechi e limitando il più possibile errori umani.
Per avere una corretta gestione documentale bisogna poi avere a disposizione dei software ed applicazioni che permettano di semplificare il processo ancora di più.
Come gestire il workflow documentale
Per poter gestire in modo efficiente un workflow documentale bisogna passare attraverso alcune fasi:
- Individuare gli obiettivi di business;
- Identificare le varie tipologie di documenti (fatture, bolle, contratti…) necessari a svolgere l’attività aziendale dato che ogni tipo di documento ha un flusso di gestione diverso dall’altro;
- Individuare chi ne è responsabile, individuare quale professione interna all’azienda si occupa della gestione di un determinato documento;
- analizzare gli eventuali “colli di bottiglia” o inefficienze
- Strutturare i flussi di gestione: definiti i documenti e chi ne è responsabile bisogna effettivamente creare i flussi che permettano di gestire i documenti (creazione, ricezione, protocollazione, controllo, smistamento e condivisione interna/esterna, archiviazione, se necessario la cancellazione);
- Ottimizzazione continua dei flussi di lavoro, nel caso si aggiunga un nuovo tipo di documento, provvedere immediatamente a creare un flusso ad esso dedicato o con l’arrivo di nuovo personale, inserirlo nel processo ed eventualmente ricollocare le responsabilità nel processo di gestione.
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